KSEF – od 01 lipca 2024 r

Od 1 lipca 2024 r. Krajowy Systemu e-Faktur stanie się obowiązkowy dla podatników. Warto już dziś zacząć działać w systemie i przygotować się do obowiązkowego e-fakturowania.

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to platforma uruchomiona w Polsce 1 stycznia 2022 r. Na zasadzie dobrowolności umożliwia podatnikom wystawianie, otrzymywanie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych. KSeF to liczne korzyści dla przedsiębiorców, w tym:

• wprowadzenie jednego standardu e-faktury,
• skrócony do 40 dni (z 60-ciu) czas oczekiwania na zwrot podatku VAT,
• brak kosztów archiwizacji faktur – w KSeF będą one przechowywane 10 lat,
• brak konieczności wystawiania duplikatów faktur i łatwiejsze korygowanie,
• mniejsze ryzyko popełnienia błędów przy wystawianiu faktury.

KSeF na razie nieobowiązkowy

Okres fakultatywnego korzystania z KSeF obowiązuje od stycznia 2022 roku do końca czerwca 2024 roku. W tym czasie każdy przedsiębiorca może wystawiać faktury KSeF. Może również wystawiać faktury w dotychczasowej formie (papierowej lub elektronicznej). To podatnik decyduje, które faktury chce wystawiać w jaki sposób.

"Warto znaleźć partnera biznesowego, który chciałby już teraz przygotowywać się do korzystania z KSeF. Można wspólnie testować działanie systemu, a nawet wystawiać i odbierać faktury poświadczające realne transakcje. To najlepszy sposób na przygotowanie się do wejścia obowiązku wystawiania faktur w KSeF od 1 lipca". – radzi Krzysztof Rogowski, kierownik projektu KSeF w Ministerstwie Finansów.

Należy pamiętać, że obecnie w przypadku wystawienia faktury za pomocą KSeF, niezbędna jest zgoda nabywcy na otrzymywanie faktur w KSeF. Zgoda może zostać wyrażona w dowolnej formie. Jeżeli odbiorca faktury nie wyraził akceptacji, o której mowa powyżej, to sprzedawca może wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSeF, z tym zastrzeżeniem, że powinna ona być następnie przesłana nabywcy w postaci z nim uzgodnionej, np. mailowo w postaci pliku pdf.

"Co ważne rozpoczęcie korzystania z KSeF wymaga pewnych działań od samego przedsiębiorcy. Na przykład trzeba się samemu uwierzytelnić w systemie i nadać odpowiednie uprawnienia. Biuro księgowe nie zrobi tego za nas".– podpowiada Krzysztof Rogowski.

Obligatoryjny KSeF już wkrótce

Ustawa dotycząca obligatoryjnego e-fakturowania, która wejdzie w życie od 1 lipca 2024 r. oparta jest na fakultatywnym rozwiązaniu, odpowiednio jednak rozbudowanym i dostosowanym. Obejmie czynności, które obecnie wymagają udokumentowania fakturą wystawioną zgodnie z ustawą o VAT. Będą to czynności, które podlegają opodatkowaniu podatkiem VAT w Polsce, w tym krajowe dostawy towarów i świadczenie usług dokonywane pomiędzy przedsiębiorcami (czyli B2B) i na rzecz organów publicznych (czyli B2G). Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych, będzie istniał w stosunku do podatników wykonujących czynności objęte wymogiem fakturowania według polskich regulacji VAT, którzy posiadają siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce (gdy to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług). Przy użyciu KSeF będą wystawiane także faktury korygujące bez względu na to, czy pierwotne faktury zostały wystawione przy użyciu KSeF czy poza nim.

KSeF nie dla wszystkich faktur i podatników

Z e-fakturowania wyłączone zostały faktury wystawiane na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (B2C). Przewidziano także odroczenia terminu wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania dla określonych grup podatników, po to aby dać im wydłużony okres na dostosowanie się do zmian i wdrożenie KSeF. Podatnicy zwolnieni z VAT lub wykonujący wyłącznie czynność zwolnione od podatku są zobligowani do wdrożenia e-fakturowania w KSeF dopiero od 1 stycznia 2025r.